- Prakata
Manajemen operasi diperlukan untuk menciptakan sesuatu yang baru dan perubahan atau inovasi produk agar menjadi lebih baik. Seiring perkembangan industri yang semakin maju, perusahaan dituntut memberikan kualitas yang terbaik terhadap produk ataupun jasa yang dihasilkan tanpa melupakan dampak lingkungan yang dapat merugikan masyarakat.
Manajemen operasi berkaitan dengan produksi barang dan jasa. Setiap hari manusia selalu menjumpai serangkaian barang atau jasa yang melimpah. Semuanya itu diproduksi di bawah pengawasan manajer operasi. Manajer operasi tidak hanya bekerja di perusahaan manufaktur, tetapi juga bekerja di industri jasa. Kewenangan manajer operasi sangat penting dipelajari untuk meningkatkan pemahaman dan memudahkan penerapannya dalam berbagai organisasi atau perusahaan.
Sementara sistem pengendalian manajemen (management control) sebagai sebuah sistem menjadi kunci dalam menentukan strategi yang diterapkan dan upaya mencapai tujuan organisasi melalui fungsi pengendalian terhadap setiap aktivitas yang terjadi (Anthony dan Reece, 1984:824). Fokus utama sistem pengendalian manajemen di sektor publik berkaitan dengan bagaimana melaksanakan strategi organisasi secara efektif dan efisien untuk mencapai tujuan organisasi. Sistem pengendalian manajemen menjadi fungsi kritis bagi keberlangsungan pelayanan organisasi di sektor publik, karena kegagalan penerapan pengendalian manajemen mengakibatkan kerugian dan kondisi yang tidak kondusif bagi organisasi. Pada tahun 2002, terdapat contoh kasus bagaimana pengendalian manajemen yang tidak memadai mengakibatkan kerugian Arsip Nasional Amerika Serikat karena pegawai di organisasi tersebut melakukan pencurian dokumen sejarah pada periode penciptaan tahun 1996-1999, kemudian menjualnya pada kolektor senilai $200.000.
- Manajement Operasi (Operasional Management)
Pengertian Manajemen Operasi
Dalam kalimat Manajemen mempunyai arti yang berasal dari kata to manage yang artinya mengatur. Pengaturan dilakukan melalui proses dan diatur berdasarkan urutan dari fungsi-fungsi manajemen itu sendiri. Dengan demikian, manajemen merupakan suatu proses untuk mewujudkan tujuan yang diinginkan.
Yohanes Yahya (2006: 1) memberikan pengertian manajemen sebagai proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan usaha-usaha para anggota organisasi dan penggunaan sumber daya organisasi lainnya agar mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Berdasarkan definisi di atas, dapat disimpulkan bahwa manajemen operasi merupakan serangkaian proses dalam menciptakan barang, jasa, atau kegiatan yang mengubah bentuk dengan menciptakan atau menambah manfaat suatu barang atau jasa yang akan digunakan untuk memenuhi kebutuhan manusia, serta berusaha untuk menyeimbangkan biaya dengan pendapatan untuk mencapai laba operasi yang lebih tinggi.
Oleh karena itu, peran manajemen menjadi penting dalam posisinya, baik manajemen produksi, pemasaran, sumber daya manusia maupun keuangan. Selain itu, manajemen operasi merupakan satu fungsi manajemen yang penting bagi sebuah organisasi atau perusahaan.
Dalam perkembangannya, manajemen operasi sangat pesat terutama bila dikaitkan dengan lahirnya inovasi dan teknologi baru yang kerap diterapkan dalam operasi bisnis.Oleh karena itu, banyak organisasi/perusahaan yang memprioritaskan aspek-aspek manajemen operasi sebagai salah satu model strategis untuk bersaing dan menjadikan perusahaan atau industri yang terbaik di antara pesaingnya.
Fungsi Manajemen Operasi
Selain pengertian Manajemen operasi, ada beberapa fungsi yang terdapat dalam manajemen operasi, berikut fungsi-fungsi yang harus Anda ketahui :
Keuangan
Keuangan adalah komponen penting dalam manajemen operasi. Sangat penting untuk memastikan bahwa semua keuangan telah dimanfaatkan semaksimal mungkin dan dilaksanakan dengan benar untuk memastikan terciptanya penciptaan barang dan jasa yang optimal. Pemanfaatan keuangan yang tepat akan memungkinkan terciptanya suatu produk atau layanan yang akan memenuhi kebutuhan konsumen secara keseluruhan.
Strategi
Ketika menggunakan strategi dalam manajemen operasi, ini mengacu pada taktik perencanaan yang dapat membantu melalui sumber daya yang dioptimalkan dan pengembangan keunggulan kompetitif atas bisnis lain. Banyak strategi bisnis termasuk konfigurasi rantai pasokan, penjualan, kapasitas untuk menyimpan uang, dan pemanfaatan sumber daya manusia yang optimal.
Operasi
Fungsi manajemen operasi ini berkaitan dengan perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan kontrol keseluruhan dari semua kegiatan dalam organisasi. Ini adalah fungsi utama manajemen operasi dan secara efektif akan membantu dalam mengubah bahan baku dan upaya manusia menjadi barang dan layanan yang tahan lama yang dapat dimanfaatkan konsumen.
Desain Produk
Dengan tersedianya teknologi baru, penjualan suatu produk menjadi jauh lebih sederhana. Salah satu tugas utama manajemen operasi adalah untuk memastikan bahwa suatu produk dirancang dengan baik dan memenuhi tren pasar dan kebutuhan konsumen. Konsumen modern lebih mengutamakan kualitas daripada kuantitas, oleh karena itu sangat penting untuk mengembangkan produk berkualitas yang tahan lama dan berkualitas tinggi.
Manajemen Rantai Pasokan
Manajemen rantai pasokan melibatkan pengelolaan proses produksi dari bahan baku ke produk jadi. Ia mengontrol segala sesuatu mulai dari produksi, pengiriman, distribusi, dan pengiriman produk.
Manajer operasi mengelola proses rantai pasokan dengan mempertahankan kendali manajemen persediaan, proses produksi, distribusi, penjualan, dan sumber pemasok untuk memasok barang-barang yang dibutuhkan dengan harga yang wajar. Proses rantai pasokan yang dikelola dengan baik akan menghasilkan proses produksi yang efisien, biaya overhead yang rendah, dan pengiriman produk yang tepat waktu kepada konsumen.
Mengelola Kualitas
Manajemen mutu memainkan peran penting dalam menjual suatu produk. manajer operasi mengalokasikan tugas manajemen mutu untuk tim dan kemudian mengawasi tugas mereka. Manajer mengidentifikasi cacat proyek dan memperbaiki mereka untuk memastikan kualitas. Untuk ini, sistem tertentu digunakan yang mengukur dan menjaga kualitas produk.
Perkiraan Permintaan
Berfokus pada kebutuhan pelanggan adalah salah satu fungsi utama manajemen operasi. Manajer operasi yang baik memastikan bahwa pelanggan mendapatkan nilai layanan terbaik, artinya menerima apa pun yang mereka inginkan, dan secara cepat dan tepat waktu.
Kegagalan untuk memenuhi kebutuhan pelanggan memiliki konsekuensi termasuk kehilangan kepercayaan, hubungan yang rusak, dan publisitas negatif. Oleh karena itu, manajer operasi yang baik mengantisipasi kemungkinan tantangan dan menyiapkan tindakan balasan untuk memastikan bahwa tidak ada kegagalan operasional yang dapat memengaruhi memenuhi kebutuhan pelanggan.
Bagaimana Penerapan pada Manajemen Operasi ?
Cara penerapan manajemen operasi yaitu dengan menentukan tujuan dari subsistem operasi dari organisasi, serta mengembangkan program, kebijakan, dan prosedur yang dibutuhan dalam manajemen operasi untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Tahap penerapan pada manajemen operasi mencakup pada penentuan peranan dan fokus dari operasi tersebut.
Dalam perorganisasian, manajer operasi akan menentukan individu, divisi, ataupun departemen dalam subsitem operasi untuk mencapai tujuan organisasi/perusahaan. Manajer operasi juga akan menentukan apa saja sumber daya yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan operasi , dan mengatur wewenang serta tanggung jawab yang diperlukan dalam melaksanakan penerapan pada manajemen operasi.
Manajemen operasi merupakan serangkaian aktivitas yang menghasilkan nilai dalam bentuk barang dan jasa dengan mengubah input menjadi output. Dikatakan input yaitu dapat berupa bahan baku, tenaga kerja, modal, maupun informasi yang dibutuhkan untuk proses produksi.
Aktivitas-aktivitas dalam proses merubah input dapat berupa sistem produksi yang digunakan, monitoring pegawai, maupun teknologi transportasi yang digunakan dalam rangkaian proses produksi yang dilakukan.Sehingga menghasilkan output yang berupa barang dan jasa yang dibutuhkan oleh konsumen.
Dalam mengelola manajemen operasi, penggunaan aplikasi untuk pencatatan keuangan Anda pun juga sangat diperlukan, ketika Anda Pemanfaatan penggunaan keuangan serta pencatatn yang tepat akan memungkinkan terciptanya suatu produk atau layanan yang akan memenuhi kebutuhan konsumen secara keseluruhan, dan membantu bisnis yang Anda jalankan, akan semakin berkembang.
- Manajement Pengendalian (Control Management)
Pengendalian manajemen tidak hanya terbatas pada pengukuran kinerja, tetapi juga berkaitan dengan fungsi pengawasan, penetapan standar, pemberlakuan kode etik, termasuk upaya mendorong, memberi kesempatan, dan bertindak memaksa bagi kepentingan terbaik organisasi. Kegiatan pengendalian manajemen bersifat single feedback loop yang berupa upaya pengukuran kinerja, membandingkan kinerja aktual dengan standar, dan apabila diperlukan mengambil tindakan korektif.
Pengendalian manajemen juga lebih bersifat proaktif dibandingkan reaktif karena dirancang untuk mencegah masalah yang memberikan efek buruk bagi organisasi. Oleh karena itu, pengendalian manajemen harus didukung dengan struktur organisasi yang sesuai, manajemen sumber daya manusia, dan lingkungan yang kondusif.
Fokus pengendalian manajemen adalah pada unit-unit organisasi sebagai pusat pertanggungjawaban, sehingga memerlukan struktur organisasi yang sesuai dengan desain sistem pengendalian. Proses sistem pengendalian manajemen di sektor publik, terdiri dari:
a. Penetapan Tujuan (Objecitve Setting)
Para pegawai perlu memahami tentang apa yang ingin dicapai oleh organisasi dan adanya goal congruence berupa keselarasan antara tujuan organisasi dan tujuan personal.
b. Perumusan Strategi (Strategy Formulation)
Strategi memiliki makna bagaimana organisasi menggunakan sumber daya yang dimliki untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
c. Perencanaan Strategik (Strategic Planning)
Perencanaan strategik adalah proses penentuan program-program, aktivitas, atau proyek yang akan dilaksanakan oleh suatu organisasi dan penentuan jumlah alokasi sumber daya yang akan dibutuhkan.
d. Penetapan rencana anggaran
e. Operasional (Pelaksanaan Anggaran)
Evaluasi kineja
Selain adanya penilaian kinerja, evaluasi kinerja dapat dilakukan dengan penerapan reward and punishment sebagai upaya mendorong perilaku pegawai agar sesuai dengan kepentingan organisasi. Dengan catatan penerapan reward and punishment tidak hanya berkaitan dengan kompensasi dalam bentuk uang.
Dua hal yang perlu dipahami dalam pelaksanaan sistem pengendalian manajemen pada organisasi publik adalah perbedaan pengendalian strategik (control system) dan pengendalian manajemen (management control). Pengendalian strategik berkaitan dengan pengaruh lingkungan yang dinamis, sehingga adanya upaya analisis apakah strategi organisasi masih bisa menyesuaikan perkembangan yang ada. Isu-isu pengendalian strategik mengarah pada masalah-masalah eksternal organisasi.
Sementara pengendalian manajemen lebih kepada proses pengendalian yang berkesinambungan tentang masalah internal organisasi apakah para pegawai senantiasa berperilaku sesuai yang diharapkan dan berkinerja baik. Beberapa penyebab timbulnya masalah aspek perilaku pada pengendalian manajemen, antara lain:
a. Kurangnya arahan dari atasan (lack of direction)
Hal ini berkaitan dengan kondisi pegawai yang tidak memahami apa yang diinginkan organisasi, sehingga salah satu fungsi sistem manajemen adalah bagaimana memaksimalkan kontribusi pegawai terhadap kepentingan pencapaian tujuan organisasi.
b. Masalah motivasi karena ketidakselaran antara tujuan individu dan tujuan organisasi (motivational problems)
c. Keterbatasan pribadi, seperti kurangnya pengetahuan dan pengalaman (personal limitation)
Oleh karena itu, pengendalian manajemen diharapkan menjadi jembatan bagi keselarasan tujuan individu dan tujuan organisasi (goal congruence), baik dalam bentuk pengendalian formal maupun informal. Pengendalian formal misalnya sistem aturan dan reward and punishment, sementara pengendalian informal dapat dalam bentuk kultur organisasi, gaya manajemen ((management style), dan gaya komunikasi (communication style).
Ditulis oleh Dipo Harryo Rahman
Jakarta, June 28th, 2022
Let there be Darkzones 